Bên cạnh việc sử dụng máy tài liệu để hủy giấy tờ không cần sử dụng, chỉnh lý tài liệu cũng là việc cần được thực hiện của một tổ chức, cơ quan hay cá nhân. Vậy chỉnh lý tài liệu là gì? Quy định về chỉnh lý tài liệu được thực hiện theo quyết định, công văn nào?
Nội dung bài viết
Chỉnh lý tài liệu là gì?
Chỉnh lý tài liệu đề cập đến việc phân loại, đánh giá giá trị, sắp xếp, thống kê và tạo ra các công cụ tìm kiếm tài liệu, được thực hiện trong các hoạt động của một tổ chức, cơ quan hoặc cá nhân.
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là gì?
Hay hiểu một cách chi tiết hơn, đây là việc thực hiện sắp xếp tài liệu giấy một cách khoa học. Trong đó, bao gồm việc chỉnh sửa, cải thiện hoặc tạo mới hồ sơ. Đồng thời xác định giá trị của tài liệu, hệ thống hóa tài liệu, hồ sơ và làm những công cụ tra cứu nhằm tăng tốc độ và hiệu quả trong việc truy xuất, khai thác thông tin từ chúng.
Tại sao phải chỉnh lý tài liệu lưu trữ?
Hiểu rõ hơn về khái niệm chỉnh lý tài liệu là gì chúng ta có thể biết được lý do tại sao cần phải chỉnh lý tài liệu lưu trữ trong công tác điều hành và quản lý doanh nghiệp, cơ quan. Rất dễ kể ra những lý do đơn vị cần thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu như sau:
Đơn vị cần có kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ
- Tạo điều kiện tiếp cận tài liệu: Chỉnh lý tài liệu chính là giải pháp quan trọng trong việc lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp. Nó đóng vai trò quan trọng cho công tác lưu trữ, tạo cơ sở cho việc sắp xếp, điều chỉnh và phân loại dữ liệu, từ đó tạo ra giá trị toàn diện cho quá trình hình thành của tổ chức.
- Thu thập thông tin chỉnh lý quan trọng: Việc thu thập dữ liệu chỉnh lý giúp các doanh nghiệp tự chủ tìm kiếm và phân loại tài liệu. Điều này cho phép đơn vị, cơ quan, tổ chức theo dõi và nhận biết những tài liệu đã không còn giá trị sử dụng và cần loại bỏ.
- Phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu hiệu quả: Chỉnh lý hồ sơ là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ quá trình hình thành và phát triển của tổ chức. Khi tài liệu chỉnh lý đã được hoàn thiện và được sử dụng một cách nhất quán, nó cung cấp dữ liệu cần thiết cho quá trình nghiên cứu một cách hiệu quả.
Các quy định, thông tư về chỉnh lý tài liệu
Quy định về chỉnh lý tài liệu được áp dụng theo căn cứ trong quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 và Công văn Số 283/VTLTNN ngày 19/05/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Nắm rõ thông tư hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Theo đó, quyết định 128 tập trung vào các quy trình chỉnh lý. Còn công văn 283 hướng dẫn về cách thực hiện chỉnh lý tài liệu.
Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Các đơn vị cơ quan cần nắm rõ quy định về chỉnh lý tài liệu lưu trữ để việc thực hiện diễn ra hiệu quả, nhanh chóng. Dựa trên Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN, các bước chỉnh lý tài liệu lưu trữ được thực hiện như sau:
23 bước chỉnh lý tài liệu có trong quyết định 128 về chỉnh lý tài liệu
Bước 1: Giao nhận tài liệu
Đảm bảo thực hiện theo yêu cầu và lập biên bản giao nhận tài liệu (BM-CLTLTG-01)
Bước 2: Vận chuyển tài liệu từ kho lưu trữ tài liệu tới địa điểm thực hiện chỉnh lý
Bước 3: Thực hiện vệ sinh tài liệu sơ bộ
Bước 4: Khảo sát, biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý hồ sơ, tài liệu. Gồm:
- Kế hoạch chỉnh lý (BM-CLTL-02)
- Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông (BM-CLTL-03)
- Hướng dẫn xác định về giá trị tài liệu (BM-CLTL-04)
- Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ (BM-CLTL-05)
Bước 5: Tiến hành phân loại tài liệu dựa trên Hướng dẫn phân loại
Bước 6: Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định giá trị tài liệu dựa trên Hướng dẫn lập hồ sơ
- a) Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ:
- Tổng hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu hình thành hồ sơ
- Biên soạn tiêu đề hồ sơ
- Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng hoặc thừa
- Đặt thời gian bảo quản hồ sơ
- Xác định tiêu đề, lý do loại bỏ đối với những tài liệu hết giá trị
- b) Chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu:
Kiểm tra quy trình lập hồ sơ theo nội dung công việc đã được quy định tại điểm a, tiến hành chỉnh sửa và hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu
Bước 7: Biên mục phiếu tin (Tại những trường số: 1,2,4,5,6,7,8,9,11,13,14)
Căn cứ từ phiếu tin và hướng dẫn biên mục phiếu tin (BM-CLTLG-06)
Bước 8: Kiểm tra, tiến hành chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin
Bước 9: Phân loại phiếu tin
Bước 10: Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin
Bước 11: Biên mục hồ sơ
- a) Đánh số tờ đối với những tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số tờ vào trường 10 của phiếu tin.
- b) Viết mục lục văn bản cho những tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn.
- c) Viết bìa các loại hồ sơ và chứng từ kết thúc.
Bước 12: Kiểm tra, thực hiện chỉnh sửa biên mục hồ sơ
Bước 13: Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ
Bước 14: Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ các loại ghim kẹp, làm phẳng và bỏ tài liệu vào bìa hồ sơ
Bước 15: Đưa hồ sơ vào cặp, hộp
Bước 16: Viết, dán nhãn cặp hoặc hộp (Theo quy định Nhãn hộp BM-CLTLG-07)
Bước 17: Vận chuyển tài liệu vào kho. Tiến hành sắp xếp vào vị trí sao cho phù hợp
Bước 18: Giao nhận đủ tài liệu sau chỉnh lý
Thực hiện đầy đủ các loại biên bản giao nhận tài liệu (BM-CLTLG-01)
Bước 19: Nhập đầy đủ phiếu tin vào cơ sở dữ liệu
Bước 20: Kiểm tra, có thể chỉnh sửa việc nhập phiếu tin
Bước 21: Lập mục lục hồ sơ
- Viết lời nói đầu
- Thiết lập bản tra cứu hỗ trợ
- Tập hợp các dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (3 bộ)
- Đóng quyển mục lục (3 bộ)
Bước 22: Xử lý những tài liệu đã loại
- Sắp xếp, đóng gói và thống kê danh mục tài liệu bị loại (BM-CLTLG-08)
- Viết thuyết minh cho tài liệu loại
- Tổ chức tiêu hủy tài liệu loại (Thực hiện theo quy trình xử lý tài liệu loại)
- Bổ sung tài liệu được giữ lại theo kết quả thực hiện quy trình xử lý tài liệu (nếu có)
Bước 23: Kết thúc chỉnh lý
- Hoàn thành và bàn giao hồ sơ phông
- Thực hiện báo cáo tổng kết chỉnh lý
- Tổ chức cuộc họp rút kinh nghiệm
Các vấn đề khác về chỉnh lý tài liệu
Bên cạnh những thông tin trên, để có thể nắm vững được bản chất và cách thức thực hiện chỉnh lý tài liệu thì doanh nghiệp nên bổ sung một số thông tin quan trọng sau:
Chỉnh lý tài liệu
Kinh phí chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Đơn giá thực hiện chỉnh lý được xác định theo hai quy định sau đây:
- Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ về định mức kinh tế – kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy.
- Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu.
Mức kinh phí cụ thể sẽ được thống nhất thông qua cuộc thảo luận và thống nhất giữa chủ đầu tư và doanh nghiệp.
Các nguyên tắc phân loại tài liệu
Theo quy định của Bộ Tài chính, việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ phải tuân theo các nguyên tắc sau đây:
Các nguyên tắc phân loại tài liệu
- Không phân tán phông lưu trữ. Tài liệu từng đơn vị hình thành phông cần được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt, không được phân mảnh.
- Trong quá trình phân loại và lập hồ sơ (bao gồm sửa đổi, hoàn thiện, hoặc tạo mới hồ sơ), cần tôn trọng thứ tự tổ chức ban đầu của tài liệu để không làm mất cấu trúc ban đầu của hồ sơ.
- Tài liệu sau khi chỉnh lý cần phản ánh đầy đủ các hoạt động của cơ quan, bao gồm mối liên kết logic và lịch sử của tài liệu để đảm bảo tính toàn vẹn và logic trong việc lưu trữ.
Trên đây là những giải đáp về vấn đề chỉnh lý tài liệu là gì? Trong quá trình chỉnh lý, các tài liệu không sử dụng cần tiêu hủy, bạn đọc có thể tham khảo thêm các thiết bị máy hủy tài liệu – Giải pháp đắc lực nhất trong việc xử lý các loại giấy tờ, tài liệu một cách nhanh chóng, hiệu quả.
