Hàm SUM là gì? Hướng dẫn sử dụng hàm SUM trong Excel

4 Tháng Một, 2021 0 Trần Diên

Bạn đang có một khối lượng dữ liệu khổng lồ cần nhập vào bảng tính. Nhưng lại không phải là một người giỏi tính toán và đang loay hoay tính tổng số liệu đó bằng máy tính. Đừng lo, chỉ cần máy tính có Excel, việc giải quyết vấn đề vô cùng dễ dàng bằng cách sử dụng hàm SUM

Định nghĩa về hàm SUM và hàm SUM có điều kiện trong Excel 

Ngày nay, người ta sử dụng hàm này trong công việc rất thông dụng

Ngày nay, người ta sử dụng hàm này trong công việc rất thông dụng

Hàm SUM là gì? 

Hàm này có nhiệm vụ đưa ra tổng giá trị số trong một phạm vi số dữ liệu nhất định được cung cấp. Phạm vi dữ liệu được nói đến ở đây có thể được tạo bởi nhiều ô, cột hay hàng khác nhau. Nhiều người hay thắc mắc không biết hàm SUM dùng để làm gì? Hiện nay, để tối ưu thời gian cho công việc tính toán hàm Sum được sử dụng rộng rãi và phổ biến. Có lẽ cái tên đã nói lên tất cả, hàm này là một phép tính tổng tất cả các ô trong dãy ô. 

Hàm Sum có điều kiện 

Hàm SUM có điều kiện hay còn gọi là SUMIF là loại hàm dùng để tính tổng các giá trị thỏa mãn một số điều kiện nhất định. Nó được ra mắt lần đầu trong Excel 2007. Sử dụng cho công việc tính tổng các ô dựa vào số liệu, văn bản khớp với điều kiện đã được cung cấp. Các phép tính logic và ký hiệu được hỗ trợ phù hợp với từng phần. 

Sự khác nhau giữa hàm SUM và SUMIF 

Cùng là tính tổng nhưng hàm SUMIF và SUM khác nhau về bản chất

Cùng là tính tổng nhưng hàm SUMIF và SUM khác nhau về bản chất

Xem thêm: Công dụng và cách tính hàm nhân trong Excel

Cùng là tính tổng nhưng về bản chất hai hàm này khác nhau khá nhiều. Nếu hàm SUM chỉ tính tổng đơn thuần thì SUMIF mở rộng khả năng của nó ra. Không chỉ tính tổng trong một phạm vi nhất định, muốn ra được kết quả trong SUMIF buộc phải thỏa mãn điều kiện tham số có trong các ô. 

Việc sử dụng hàm SUMIF sẽ tiết kiệm được rất nhiều công sức của một nhóm nhân viên trong một khoảng thời gian nào đó.  

Công thức hàm SUM trong Excel 

Có hai công thức phổ biến sử dụng hàm SUM mà nhiều người hay dùng. Cách đầu tiên, tham chiếu từng đối số tại các ô riêng lẻ sẽ có công thức như sau: 

=SUM(number1, number2,… number n).

  • Trong những ký hiệu trên thì number1,number2,…n dùng để biểu thị những con số sẽ tính.  

Cách thứ hai sẽ sử dụng từng phạm vi để làm đối số: 

=SUM(cellrange 1, cellrange 2,… cellrange n). 

  • cellrange 1, cellrange 2, … cellrange n được dùng để chỉ những cột số trên trang tính. 

Hướng dẫn cách sử dụng hàm SUM và SUMIF 

Hàm SUM 

Một ví dụ về cách tính bằng hàm SUM

Một ví dụ về cách tính bằng hàm SUM

Dưới đây sẽ là bảng ví dụ để làm mẫu cho mọi người dễ hình dung hơn. Thường ở cột đầu tiên sẽ để tên sản phẩm hay nhãn hiệu, tiếp đến cột thứ 2 thường để hiển thị số lượng sản phẩm bán ra của từng thương hiệu tương ứng. Chỉ cần sử dụng công thức hàm SUM đã có thể dễ dàng tính ra doanh số lượng xe đã bán ra.

– Bước 1: Khi điền đủ các ô phía trên, ví dụ bạn có 10 ô thông tin nhãn hiệu và điền từ ô thứ 2 đến ô số 12. Muốn sử dụng công thức đầu tiên để tính tổng, chỉ việc nhập công thức ở ô 13 hoặc 14. 

– Bước 2: Công thức lúc này như sau: 

=SUM(B2,B3,B4,B5…B11, B12) 

Như vậy, với công thức như trên thì: 

  • Number 1 là số thứ nhất để tính tổng: 50 
  • Number 2 sẽ là số thứ hai để tính tổng: 100 
  • Tương tự như thế đến Number số 10 là con số 30. 

– Bước 3: Sau khi nhập đúng ký tự như thế ở ô 14 rồi nhấn “ENTER” là sẽ ra tổng số mà bạn cần.

Để nhanh hơn không cần rườm rà lại dễ hiểu. Hãy sử dụng công thức thứ 2 đã giới thiệu bên trên. Cú pháp hoàn thành lệnh như dưới đây: 

=SUM(B3:B12). 

Bạn nên sử dụng cách thứ 2 để không tốn nhiều thời gian

Bạn nên sử dụng cách thứ 2 để không tốn nhiều thời gian

Xem thêm: Hướng dẫn cách làm tròn số trong Excel dành cho người mới bắt đầu

– Bước 4: B3 và B12 chính là phạm vi dữ liệu mà cần phải tính toán cho ra kết quả. Trong khi nhập không được bỏ quên dấu hai chấm. Bởi không có nó thì sẽ không có kết quả lại được cho ra.

Với hai cách trên đây, các bạn có thể áp dụng một trong những cú pháp tương tự để tạo công thức hàm SUM để tính số liệu mà mình cần. Có thể thấy với hai cách như trên đều cho ra kết quả giống nhau, tổng đều bằng 613. Tuy nhiên, nên sử dụng phương pháp thứ 2 sẽ đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều. Còn phương pháp thứ nhất quá rườm rà mà phải xử lý một khối lượng lớn dữ liệu. 

Trong quá trình tính toán thường có vài cách khác nhau đều cho ra một kết quả tương tự. Vậy nên hãy tạo ra các công thức đơn giản mà ngắn gọn sẽ nhanh và dễ hiểu hơn rất nhiều đối với bạn và người khác. 

Hàm SUMIF 

Đầu tiên, cần lựa chọn và xác định các ô có chứa điều kiện trong trang. 

– Nhập các điều kiện mà thông tin yêu cầu cần có trong các ô chứa. 

– Công việc yêu cầu cần gì chỉ việc chọn vùng thỏa mãn đúng điều kiện đó. 

Một số lưu ý thường gặp khi xảy ra sự cố 

Lỗi thường gặp nhất chính là lỗi chính tả nên không ra kết quả

Lỗi thường gặp nhất chính là lỗi chính tả nên không ra kết quả

– Sau khi thao tác thực hiện, hàm SUM hiển thị ###. 

Khi ấy bạn hãy kiểm tra độ rộng của cột. Bởi những dấu # nhằm thông báo đến người thao tác ô không đủ trống để kết quả có thể hiển thị. 

– Không ra kết quả và chỉ hiển thị chữ 

Phần cột đang gặp vấn đề, bạn nên kiểm tra lại định dạng của cột. Trên thanh công cụ nhấp vào Format rồi chọn Number trong phần đó để chọn dạng mong muốn. Trong trường hợp đã thay đổi định dạng nhưng chỉ hiện chữ hoặc hiện số nhưng không phải số thập phân. Hãy nhấn F2 rồi bấm ENTER là được. 

– Hàm không được cập nhật 

Hãy kiểm tra lại thanh tác vụ, hãy chắc rằng tác vụ “Calculation” luôn đặt trong chế độ Automatic. Nếu chưa về chế độ đó hãy chọn “Formula” rồi điều chỉnh về “Calculation”. Cuối cùng bấm F9 trên bàn phím để trang có thể tự động cập nhật. 

– Có một số giá trị không tồn tại giá trị ở hàm SUM 

Một điều lưu ý, chỉ những dãy có chứa số hay những giá trị mới có thể đặt được trong hàm. Bạn có thể thử đặt hàm logic, chữ hay để ô trống để thử. Chắc chắn sẽ không hiện kết quả và bị loại bỏ hoàn toàn. 

– Kết quả trả về dữ liệu sau: #NAME? ERROR

Tức là khi tạo công thức bạn vô tình đã tạo ra lỗi chính tả trong đó. 

Hy vọng những chia sẻ trên đây đã đưa đến bạn đầy đủ thông tin cũng như cách sử dụng hàm SUM Excel. Ngày nay, khi tất cả mọi thứ đều được thao tác trên máy tính thì đây trở thành loại hàm cần thiết. Chính vì tính thông dụng của nó các bạn không nên bỏ qua loại hàm này nhé.  

Bài viết liên quan